ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše údaje chráníme a nakládáme s nimi v souladu s platnými právními předpisy. Zpracováváme je jako správce v rámci plnění úkolů, které vyplývají ze zákona o advokacii, ale i dalších činností, které s tím souvisejí.
Správce údajů: Herešová advokáti s.r.o. (dále jen „my“)
IČO: 09773291
Sídlo: U průhonu 1589/13a, Holešovice, 170 00 Praha 7
Web: http://www.heresova.cz/
Kontaktní e-mail: info@heresova.cz
JAKÉ JSOU ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLADY PRO ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Poskytujeme právní služby na základě smlouvy o poskytování právních služeb, která je také právním základem pro zpracování vašich osobních údajů. Jedná se zejména o zpracování údajů v rámci jednání předcházejících uzavření smlouvy o poskytování právních služeb, nebo zpracování při plnění našich povinností vyplývajících ze smlouvy.
Na základě toho zpracováváme Vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné v rámci našich oprávněných zájmů nebo plnění povinností i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob (např. smluvní strany/protistrany klientů).
Bez zpracování těchto údajů nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s vámi smlouvu vůbec uzavřít.
Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost osobní údaje zpracovávat. Jedná se zejména o zpracování za účelem:
• uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.);
• plnění právních povinností v oblasti daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti;
• plnění povinností, které nám ukládá zákon č. 85/1996 Sb., zákon o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a stavovské předpisy vydávané Českou advokátní komorou;
• plnění povinností podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
ZPRACOVÁNÍ PRO DALŠÍ SOUVISEJÍCÍ ČINNOSTI
Poskytovatelé služeb
Za účelem provozování své činnosti spolupracujeme s poskytovateli služeb. V této souvislosti zpracováváme poskytnuté či později vzniklé osobní údaje poskytovatelů (fyzických osob) a jejich zástupců za účelem řádného plnění smluv a plnění souvisejících zákonných povinností (zejm. daňových). Osobní údaje poskytovatelů služeb a jejich zástupců zahrnují jejich identifikační a kontaktní údaje, IČO, DIČ, příp. čísla bankovních účtů a údaje o přijatém a poskytnutém plnění.
Uchazeči o zaměstnání
V souvislosti s hledáním nových kolegů zpracováváme osobní údaje uchazečů o zaměstnání získané z jejich životopisů a případného dalšího průběhu výběrového řízení, a to za účelem komunikace, přípravy dokumentů a případného uzavření pracovní smlouvy s uchazečem a plnění zákonných povinností coby budoucího zaměstnavatele.
Zpracovávané osobní údaje uchazečů o zaměstnání zahrnují jméno, příjmení, datum a místo narození, státní příslušnost, trvalý/přechodný pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa, další osobní údaje obsažené v jejich životopisech (například vzdělání, znalost cizích jazyků, odborné znalosti a dovednosti, předchozí zaměstnání, případně fotografie uchazeče).
ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SE SOUHLASEM SUBJEKTU ÚDAJŮ
Na základě Vašeho souhlasu v současnosti nezpracováváme žádné osobní údaje.
JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k řádnému výkonu advokacie, tedy právnímu poradenství a přímo k Vašemu zastupování v soudních, správních a jiných řízeních u státních orgánů či v mimosoudní fázi sporu.
Nejčastěji budeme zpracovávat Vaše identifikační, popisné a kontaktní údaje, dále údaje získané v souvislosti s poskytováním právních služeb, které jsou pro tuto činnost nezbytné, údaje transakční (např. pro provedení plateb) a další údaje, které nám sdělíte nebo které zjistíme v průběhu poskytování služeb včetně údajů, které v souvislosti s našimi závazky vytvoříme zpracováním údajů takto získaných.
Kategorie zpracovávaných údajů:
• identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ);
• kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
• popisné a sociodemografické údaje (věk, pohlaví, rodinný stav, počet dětí, státní příslušnost, povolání, vzdělání, příjmy a výdaje apod.);
• údaje týkající se služeb a produktů (např. druh, počet a využívání sjednaných produktů);
• údaje o zdravotním stavu nebo jiné citlivé údaje (údaje zvláštní kategorie), jejichž zpracování je nutné k uplatňování Vašeho nároku;
• údaje týkající se naší komunikace včetně telefonické komunikace a využití webových stránek;
• transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací).
ODKUD ÚDAJE ZÍSKÁVÁME?
Osobní údaje získáváme:
• Přímo od dotčených osob při uzavření a plnění smlouvy;
• Z vlastní činnosti (zejm. informace získané z poskytování právních služeb);
• Od jiných osob, např. od protistran, svědků, soudů či jiných státních orgánů;
• Z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí).
KOMU MŮŽEME ÚDAJE PŘEDAT?
Podle zákona o advokacii podléháme přísné povinnosti mlčenlivosti. Osobní údaje mohou přesto být zpracovávány dalšími osobami, zejm. poskytovateli služeb nezbytných pro naši činnost. Ke zpracování Vašich osobních údajů používáme internetovou spisovnu od provozovatele SingleCase, která poskytuje všechny potřebné a současně dostupné prostředky zabezpečení. Používáme také standardní kancelářský software a nástroje.
Dalším osobám můžeme předávat údaje při plnění našich povinností např. soudům při uplatňování nároků, znalcům, spolupracujícím advokátům či protistranám v rámci mimosoudního jednání.
Mezi další příjemce údajů můžou patřit poskytovatelé poštovních služeb, a to jak klasických, tak elektronických.
V případě, že by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, byly by součástí takového převodu i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.
MLČENLIVOST
Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení osobních údajů.
KDY MŮŽEME PŘEDAT ÚDAJE DO ZAHRANIČÍ?
Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (především poskytovatelům IT technologií nebo dalším příjemcům uvedeným výše). Pro případ, že by se osobní údaje dostaly do zemí mimo EU/EHP (např. poskytovatel softwaru se sídlem mimo EHP), máme zajištěné odpovídajícího zabezpečení a doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy. Těmito zárukami jsou především tzv. standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Na vaši žádost vám poskytneme konkrétní informace o předávání, včetně obsahu těchto standardních smluvních doložek.
JAK S ÚDAJI PRACUJEME?
Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých aplikací a softwaru, zejm. takových, které nám pomáhají při výkonu naší činnosti a bez kterých bychom to nezvládali. Automatizované rozhodování neprovádíme.
JAK DLOUHO MÁME ÚDAJE U SEBE?
Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění smluvních nebo i mimosmluvních závazků. Po skončení poskytování právních služeb se osobní údaje dále zpracovávají za účelem archivačních povinností stanovených stavovskými předpisy, případně z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Doba zpracování je určena zákonnými archivačními lhůtami, objektivními promlčecími lhůtami stanovenými zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. Lhůty se mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinni údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).
Naše činnost při uchovávaní dokumentů rovněž podléhá speciální regulaci, zejména:
• Zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii;
• Zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
• Usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8. listopadu 1999, kterým se stanoví některé podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právních služeb a o vedení evidence provedených konverzí.
Podle těchto předpisů jsme povinni uchovávat celý advokátní spis po dobu pěti let od ukončení poskytování právních služeb, příp. po dobu 10 let při poskytováním služeb spočívajících v advokátní úschově či při zastupování ve věcech, týkajících se nemovitostí, cenných papírů, obchodních podílů, vyřizování úvěrů, při zakládání obchodní společnosti a inkasa plateb, a to od posledního jednání s klientem.
JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA?
| Právo na informace | Na žádost Vám sdělíme, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud o to požádáte, sdělíme i informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích (kategoriích), době uchování (kritériích), vašich právech včetně možnosti se obrátit na dozorový úřad, zdrojích údajů (pokud nepocházejí od vás), automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace (vhodných zárukách). |
| Právo na přístup | Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o vás zpracovávány. |
| Právo na opravu | Při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu. |
| Právo na výmaz („být zapomenut“) | Máte právo na vymazání svých údajů, pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který můžeme použít (včetně ochrany našich oprávněných zájmů a práv). |
| Právo na přenositelnost |
V případě automatizovaně zpracovávaných údajů, které jste nám poskytli a které jsou zpracovávány na základě uzavření nebo plnění smlouvy máte právo tyto obdržet ve strojově čitelném formátu. |
| Právo vznést námitku | Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví. |
| Právo na odvolání souhlasu | V případě zpracování založeného na Vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat. |
| Právo na omezení | Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud popíráte přesnost údajů (a to do doby, než ověříme jejich přesnost), údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, vznesli jste námitku proti zpracování (dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad vašimi oprávněnými zájmy), zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování. |
| Právo obrátit se na orgán dozoru, soud | Můžete se obrátit se stížností na dozorový úřad, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) nebo soud. |
JAK MŮŽETE SVÁ PRÁVA UPLATIT?
Svá práva můžete uplatnit kdykoliv písemnou žádostí, kterou zašlete na adresu našeho sídla nebo na info@heresova.cz. Naše advokátní kancelář si vyhrazuje právo přiměřeně ověřit totožnost subjektu údajů, který výše uvedená práva uplatní.
Tento dokument je účinný od 1. 1. 2021 a může být pravidelně aktualizován. Platné znění dokumentu naleznete vždy na stránkách advokátní kanceláře.
