Informace o zpracování osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše údaje chráníme a nakládáme s nimi v souladu s platnými právními předpisy. Zpracováváme je jako správce v rámci plnění úkolů, které vyplývají ze zákona o advokacii, ale i dalších činností, které s tím souvisejí.

Správce údajů: Herešová advokáti s.r.o. (dále jen „my“)

IČO: 09773291

Sídlo: Pod dráhou 1636/1, Holešovice, 170 00 Praha 7

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 342316

Web: http://www.heresova.cz/

Kontaktní e-mail: info@heresova.cz

JAKÉ JSOU ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLADY PRO ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Poskytujeme právní služby na základě smlouvy o poskytování právních služeb, která je také právním základem pro zpracování vašich osobních údajů. Jedná se zejména o zpracování údajů v rámci jednání předcházejících uzavření smlouvy o poskytování právních služeb, nebo zpracování při plnění našich povinností vyplývajících ze smlouvy.

Na základě toho zpracováváme Vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné v rámci našich oprávněných zájmů nebo plnění povinností i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob (např. smluvní strany/protistrany klientů).

Bez zpracování těchto údajů nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s vámi smlouvu vůbec uzavřít.

Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost osobní údaje zpracovávat. Jedná se zejména o zpracování za účelem:

• uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.);
• plnění právních povinností v oblasti daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti;
• plnění povinností, které nám ukládá zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a stavovské předpisy vydávané Českou advokátní komorou;
• plnění povinností podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

ZPRACOVÁNÍ PRO DALŠÍ SOUVISEJÍCÍ ČINNOSTI

Poskytovatelé služeb

Za účelem provozování naší činnosti spolupracujeme s poskytovateli služeb. V této souvislosti zpracováváme poskytnuté či později vzniklé osobní údaje poskytovatelů (fyzických osob) a jejich zástupců za účelem řádného plnění smluv a plnění souvisejících zákonných povinností (zejm. daňových). Osobní údaje poskytovatelů služeb a jejich zástupců zahrnují jejich identifikační a kontaktní údaje, IČO, DIČ, příp. čísla bankovních účtů a údaje o přijatém a poskytnutém plnění.

Uchazeči o zaměstnání

V souvislosti s hledáním nových kolegů zpracováváme osobní údaje uchazečů o zaměstnání získané z jejich životopisů a případného dalšího průběhu výběrového řízení, a to za účelem komunikace, přípravy dokumentů a případného uzavření pracovní smlouvy s uchazečem a plnění zákonných povinností coby budoucího zaměstnavatele.

Zpracovávané osobní údaje uchazečů o zaměstnání zahrnují jméno, příjmení, datum a místo narození, státní příslušnost, trvalý/přechodný pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa, další osobní údaje obsažené v jejich životopisech (například vzdělání, znalost cizích jazyků, odborné znalosti a dovednosti, předchozí zaměstnání, případně fotografie uchazeče).

Nahrávání telefonních hovorů

Telefonní hovory uskutečněné nebo přijaté na určených mobilních telefonních číslech zaměstnanců správce mohou být monitorovány a zaznamenávány. Záznamy hovorů pořizujeme za účelem zajištění kvality poskytovaných právních služeb a ochrany našich oprávněných zájmů. Právním základem zpracování je náš oprávněný zájem.

V rámci hovoru na monitorované číslo jste na zaznamenávání hovoru upozorněni. Pokud volající s monitorováním a nahráváním nesouhlasí, je oprávněn hovor ukončit.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SE SOUHLASEM SUBJEKTU ÚDAJŮ

Na základě vašeho souhlasu v současnosti nezpracováváme žádné osobní údaje.

JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k řádnému výkonu advokacie, tedy právnímu poradenství a přímo k Vašemu zastupování v soudních, správních a jiných řízeních u státních orgánů či v mimosoudní fázi sporu.

Nejčastěji budeme zpracovávat Vaše identifikační, popisné a kontaktní údaje, dále údaje získané v souvislosti s poskytováním právních služeb, které jsou pro tuto činnost nezbytné, údaje transakční (např. pro provedení plateb) a další údaje, které nám sdělíte nebo které zjistíme v průběhu poskytování služeb včetně údajů, které v souvislosti s našimi závazky vytvoříme zpracováním údajů takto získaných.

Kategorie zpracovávaných údajů:

• identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ);
• kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
• popisné a sociodemografické údaje (věk, pohlaví, rodinný stav, počet dětí, státní příslušnost, povolání, vzdělání, příjmy a výdaje apod.);
• údaje týkající se služeb a produktů (např. druh, počet a využívání sjednaných produktů);
• údaje o zdravotním stavu nebo jiné citlivé údaje (údaje zvláštní kategorie), jejichž zpracování je nutné k uplatňování Vašeho nároku;
• údaje týkající se naší komunikace včetně telefonické komunikace, záznamy telefonních hovorů (hlasový obsah, datum, čas, délka hovoru, telefonní čísla volajícího a volaného) a využití webových stránek;
• transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací).

ODKUD ÚDAJE ZÍSKÁVÁME?

Osobní údaje získáváme:

• přímo od dotčených osob při uzavření a plnění smlouvy;
• z vlastní činnosti (zejm. informace získané z poskytování právních služeb);
• od jiných osob, např. od protistran, svědků, soudů či jiných státních orgánů;
• z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí).

KOMU MŮŽEME ÚDAJE PŘEDAT?

Podle zákona o advokacii podléháme přísné povinnosti mlčenlivosti. Osobní údaje mohou přesto být zpracovávány dalšími osobami, zejm. poskytovateli služeb nezbytných pro naši činnost. Ke zpracování Vašich osobních údajů používáme internetovou spisovnu od provozovatele SingleCase, která poskytuje všechny potřebné a současně dostupné prostředky zabezpečení. Používáme také standardní kancelářský software a nástroje.

Za účelem monitorování a nahrávání telefonních hovorů využíváme služby společnosti O2 Czech Republic a.s., IČO: 60193336, sídlem Za Brumlovkou 266/2, 140 22 Praha 4 – Michle, která vystupuje v postavení zpracovatele osobních údajů na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.

Dalším osobám můžeme předávat údaje při plnění našich povinností např. soudům při uplatňování nároků, znalcům, spolupracujícím advokátům či protistranám v rámci mimosoudního jednání nebo také na vaši žádost (např. spolupracujícím pojišťovnám).

Mezi další příjemce údajů můžou patřit poskytovatelé poštovních služeb, a to jak klasických, tak elektronických.

V případě, že by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, byly by součástí takového převodu i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.

MLČENLIVOST

Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení osobních údajů.

KDY MŮŽEME PŘEDAT ÚDAJE DO ZAHRANIČÍ?

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (především poskytovatelům IT technologií nebo dalším příjemcům uvedeným výše). Pro případ, že by se osobní údaje dostaly do zemí mimo EU/EHP (např. poskytovatel softwaru se sídlem mimo EHP), máme zajištěné odpovídajícího zabezpečení a

doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy. Těmito zárukami jsou především tzv. standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Na vaši žádost vám poskytneme konkrétní informace o předávání, včetně obsahu těchto standardních smluvních doložek.

JAK S ÚDAJI PRACUJEME?

Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých aplikací a softwaru, zejm. takových, které nám pomáhají při výkonu naší činnosti a bez kterých bychom to nezvládali. Automatizované rozhodování neprovádíme.

JAK DLOUHO MÁME ÚDAJE U SEBE?

Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění smluvních nebo i mimosmluvních závazků. Po skončení poskytování právních služeb se osobní údaje dále zpracovávají za účelem archivačních povinností stanovených stavovskými předpisy, případně z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Doba zpracování je určena zákonnými archivačními lhůtami, objektivními promlčecími lhůtami stanovenými zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. Lhůty se mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinni údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně

závazných právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).

Naše činnost při uchovávaní dokumentů rovněž podléhá speciální regulaci, zejména:

• zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii;
• zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
• usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku ze dne 8. listopadu 1999, kterým se stanoví některé podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právních služeb a o vedení evidence provedených konverzí.

Podle těchto předpisů jsme povinni uchovávat celý advokátní spis po dobu pěti let od ukončení poskytování právních služeb, příp. po dobu 10 let při poskytováním služeb spočívajících v advokátní úschově či při zastupování ve věcech, týkajících se nemovitostí, cenných papírů, obchodních podílů, vyřizování úvěrů, při zakládání obchodní společnosti a inkasa plateb, a to od posledního jednání s klientem.

JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA?

JAK MŮŽETE SVÁ PRÁVA UPLATIT?

Svá práva můžete uplatnit kdykoliv písemnou žádostí, kterou zašlete na adresu našeho sídla nebo na info@heresova.cz. Naše advokátní kancelář si vyhrazuje právo přiměřeně ověřit totožnost subjektu údajů, který výše uvedená práva uplatní.

Verze 2.0 tohoto dokumentu je účinná od 1. 7. 2026 a dokument může být dál pravidelně aktualizován. Platné znění dokumentu naleznete vždy na stránkách advokátní kanceláře.